Управление затратами

Управление затратами

Как разработать систему управления затратами. Определение перспективных направлений снижения затрат.

Для выявления затрат, которые могут быть сокращены, целесообразно использовать следующие виды анализа (или их сочетание):
¦ анализ структуры затрат;
¦ сравнительный анализ;
¦ анализ носителей затрат.
Анализ структуры затрат
Для того чтобы проанализировать структуру затрат предприятия, применяют вертикальный, горизонтальный и трендовый анализ. С помощью вертикального анализа определяют структуру затрат: рассчитывают удельный вес каждой статьи затрат в общей сумме затрат предприятия и выделяют наиболее значимые статьи. Так, не стоит ожидать значительной экономии в результате сокращения статьи затрат, составляющей 1% от всех расходов предприятия.
По результатам вертикального анализа составляются диаграммы затрат с указанием доли каждой статьи в общих затратах компании.
В основе горизонтального анализа лежит сравнение каждой позиции по статьям затрат отчетности с предшествующим периодом (месяцем, кварталом, годом), то есть определяются отклонения показателей отчетного или планируемого периода от предшествующего.
После проведения вертикального и горизонтального анализа следует проанализировать тенденции изменения статей затрат, то есть провести трендовый анализ. Он позволяет определить возможные значения показателей в будущем, то есть спрогнозировать значения различных показателей (объем выручки, размер затрат и т. д.) при условии сохранения сложившейся динамики.
Сравнительный анализ
Этот анализ основан на сопоставлении наиболее значимых показателей компании с аналогичными показателями конкурентов или со среднеотраслевыми показателями. Он позволяет сделать выводы о конкурентоспособности предприятия, а также о наличии резервов снижения затрат. Отметим, что в условиях рынка довольно сложно получить данные о деятельности конкурентов, необходимые для проведения сравнительного анализа. Анализ структуры затрат и сравнительный анализ позволяют определить направления оптимизации затрат. Для принятия конкретных управленческих решений используется методика выявления и анализа носителей затрат.
Выявление и анализ носителей затрат
Носители затрат – это те факторы, которые оказывают непосредственное влияние на сумму затрат по той или иной статье. Все носители затрат можно условно разделить на три группы: конструкция производимого товара (что вы производите), технология производства (как вы производите и реализуете) и управление производством (как вы управляете компанией).
Таблица 1. Группировка носителей затрат
Группа носителей затрат Носители затрат
Конструкция товара Конструкция изделия
Характеристики изделия (размер, сложность, качество)
Технология Стоимость ресурсов
Масштаб производства
Эффективность технологии
Управление компанией Эффективность организации бизнес-процессов
Эффективность взаимодействия с внешней средой (налоги, пошлины и др.)
Таблица 2. План мероприятий по повышению эффективности использования ресурсов
1. Наименование мероприятия «Снижение затрат на оплату труда путем внедрения новой производственной линии»
2. Наименование статьи затрат «Расходы на персонал»
3. Основные факторы затрат, влияющие на статью «Расходы на персонал»
Детализация статьи «Расходы на персонал» Факторы, влияющие на статью
«Расходы на персонал»
Численность персонала Ставка Кол-во сверхурочных часов Выработка, ед. времени
Оклады х х х
Премии х х
Сверхурочные х х х
Социальные выплаты х
Вознаграждение по итогам года х х
4. Суть мероприятия Внедрение новой производственной линии и за счет этого увеличение выработки, отказ от сверхурочных работ и сокращение численности персонала на 20%. Ставка остается неизменной.
5. Стоимость мероприятия Стоимость новой производственной линии и расходы на монтаж составляют 300 тыс. долл. США.
6. Эффект от мероприятия Экономия в текущих затратах 60 тыс. долл. США в год. Окупаемость оборудования 5 лет.
7. Ответственный за выполнение данного мероприятия Технический директор Иванов С. П.
Директор по персоналу Жаворонкова З. И.
8. Сроки внедрения Конец II квартала 2003 года.
Рассмотрим, какие носители затрат можно выделить в каждой группе (табл. 1). Для анализа носителей затрат используют диагностические анкеты (пример 1). Их могут разрабатывать как менеджеры, ответственные за разработку мероприятий по снижению затрат, так и сторонние консультанты. Анкетирование проводится среди сотрудников предприятия. Каждое структурное подразделение отвечает на те вопросы, решение которых находится в его компетенции.
Пример 1. Анкета диагностики носителей затрат (фрагмент)
I. Носители затрат – конструкция и характеристика изделий.
Вопросы:
1. Есть ли в конструкции вашей продукции позиции:
— которые можно изъять без ущерба для качества;
— которые можно заменить более дешевыми деталями?
2. Можно ли добиться экономии сырья (электроэнергии, труда) при использовании другой конструкции? Можно ли производить более простой вариант продукции, привлекая меньше сотрудников и используя меньше станков?
3. Можно ли еще больше стандартизировать продукцию?
4. Каков будет эффект от использования новой упрощенной и удешевленной конструкции в отношении:
— удовлетворения запросов потребителей;
— снижения себестоимости;
— качества/стоимости?
5. Что больше ценят покупатели – качество или цену? Проведено ли первичное исследование в подтверждение этому?
6. Все ли отличительные черты продукции (размер, цвет и т. д.) важны?
7. Не имеет ли продукция таких качеств, за которые потребители не желают платить?
8. Соответствует ли положение продукции на рынке ее себестоимости?
9. Какой эффект окажут снижение качества, уменьшение сложности конструкции, рационализация продукции:
— на продажи (то есть на потребителей);
— на затраты;
— на прибыльность?
...
IV. Носитель затрат – масштаб производства.
Вопросы:
1. Каков процент использования мощностей в настоящее время?
2. Каковы были бы затраты при полном использовании мощностей?
3. Повлияло бы увеличение масштаба производства на рост конкурентоспособности товара или прибыльность?
4. Можно ли найти новые каналы сбыта, чтобы использовать лишние мощности и получить выгоды от снижения затрат?
В результате анкетирования выявляются те носители затрат, которые используются компанией неэффективно или от которых можно отказаться без ущерба для качества продукции и сокращения объемов реализации.
Справка
Эффективное управление затратами может быть организовано только в тесной взаимосвязи с системой бюджетирования. Что же делать предприятию, у которого бюджетное управление не налажено, а задача снижения издержек требует срочного решения? Для достижения быстрого эффекта можно использовать методы, описанные в этом разделе статьи (анализ структуры затрат, сравнительный анализ и анализ носителей затрат), сделать на их основе вывод о поведении затрат и разработать план снижения издержек. Однако для регулярного и эффективного управления затратами мы рекомендуем провести весь комплекс мероприятий, изложенный в рамках данной статьи.
Итак, с помощью анализа выявлены затраты, которые ежемесячно растут, а также затраты, занимающие основную долю в общих затратах компании, проведено сравнение значимых показателей компании с показателями конкурентов и, наконец, выявлены носители затрат, влияющие на их величину. Следующий шаг – разработка плана мероприятий по минимизации затрат.
Разработка плана мероприятий по снижению затрат
Данный план включает следующие положения.
1. Наименование мероприятия.
2. Направленность мероприятия (какая статья затрат будет оптимизирована).
3. Факторы, оказывающие влияние на статью затрат (носители затрат).
4. Суть мероприятия (решение по оптимизации затрат).
5. Стоимость мероприятия.