Сценарии корпоративного отдыха

Сценарии корпоративного отдыха

Корпоративный праздник как явление, само по себе имеет длинную и почтенную историю. Мы начинаем ее отсчитывать с тех времен, когда корпорациями принято было называть профессиональное объединение людей в средневековой Европе. Средневековые корпорации или цехи, объединяли шляпниц и оружейников, цветочниц и булочников, портных и торговцев. В корпорациях состояли поэты и аптекари, и даже студенты средневековых университетов входили, согласно факультетам, в своеобразные братства, называемое «корпорациями». Каждая такая корпорация имела своих выборных руководителей, герб, устав и – разумеется, праздники. Типичным примером таких корпоративных праздников остался в России знаменитый «Татьянин день», празднуемый как студенческий праздник и поныне. Корпоративный праздник, то есть праздник организованный и оплаченный корпорацией, для своих членов помимо простого человеческого желания повеселиться, должен был показать всю ее мощь и состоятельность организации, подчеркнуть общность ее членов.

Корпоративные праздники сегодня имеют совсем другие формы, но и по сей день, их главная задача осталась прежней – сплотить членов организации вокруг корпорации, и подчеркнуть ее состоятельность во всех смыслах этого слова.
Виды корпоративных праздников.

Среди специалистов сложилось следующее разделение корпоративных праздников по формам и целям:
Презентации.
Из всех видов корпоративных праздников, этот – наиболее официален и имеет, как правило, четкую «привязку» к своему тематическому поводу. По составу участников презентация ориентирована на
VIP приглашенных, т.е. на людей полномочных принимать важные решения. Этим и продиктован достаточно сухой, официальный характер мероприятия, где основное внимание уделено тому вопросу, ради которого и организована сама презентация.
Презентация может быть организована для деловых партнеров, инвесторов, представителей СМИ или местных властей и как правило посвящена вводу в действие новых производственных и торговых площадей, запуску новых технологий или продуктов.Основную часть такого праздника занимает представление презентуемого продукта или технологии. Это представление может проходить в виде своего рода мини экскурсии, и дополнено выступлением главы компании. Завершать презентацию может краткая пресс-конференция и фуршет. Стиль проведения такого праздника достаточно строг и официален. Местом проведения избираются презентаций избираются гостиницы, деловые центры. В особых случаях презентация может происходить на территории представляемого производственного объекта. Стиль одежды соответствует мероприятию и предполагает деловой костюм со стороны гостей. Угощение предлагается легкое, без спиртного. Это может быть кофе-брейк, или легкий официальный фуршет.
Из развлечений может быть предусмотрено выступление музыкального ансамбля во время фуршета.

Банкет.
Банкет, пожалуй, наиболее традиционный вид корпоративных праздников, уходящий своими корнями в седую древность. По составу участников, он, как и презентация тяготеет к категории VIP приглашенных. Поводом для проведения классического банкета может быть юбилей компании или торжественное событие в ее жизни , например заключение важного контракта.
Самой своей сутью банкет диктует и место, и форму проведения праздника. Банкет проводят в ресторанах и специальных банкетных залах. И основную часть такого праздника, несомненно, составляет вкушение праздничного обеда, где кушанья перемежаются с торжественными речами руководителей компании.
Протокол проведения официально банкета достаточно строг и не приемлет никакого легкомыслия. Присутствующие рассаживаются за столом согласно протоколу. Форма одежда – официальное вечернее платье или костюм.
Развлечения предлагаются строгие и не менее официальные: беседы с приглашенными и выступление музыкального ансамбля.

Домашние праздники.
«Домашние праздники» это более демократичный способ проведения корпоративных праздников. Такой стиль проведения корпоративных праздников подразумевает приглашение гостей на территорию предприятия, с организацией экскурсии по нему и совместным обедом.
На «домашние праздники» приглашают деловых партнеров, с которыми планируют установить менее формальные отношения, журналистов, а так же родственников сотрудников компании. Разумеется – по отдельности.
Протокол таких посещений менее формален, чем презентация. Гостям демонстрируют повседневный ход работы компании, и ее устройство так сказать «изнутри». Особенно положительное впечатление этот формат корпоративных мероприятий производит на журналистов, и родственников сотрудников компании. Экскурсию может завершить демократичный фуршет в корпоративной столовой или концерт, организованный силами сотрудников. Особенного протокола такие мероприятия не предполагают, стоит лишь четко придерживаться разработанного сценария, и следить что бы гости, особенно юные, не «разбредались» по территории предприятия. Сам стиль проведения домашнего праздника – подчеркнуто демократичный, должен сближать организаторов и гостей, настраивая их на веселый и добродушный лад.

Корпоративные выезды на природу (пикники).
Корпоративные пикники по своей сути еще более «семейные», если так можно выразиться мероприятия чем все выше перечисленные. На пикники не приглашают чужих и веселье носит демократичный, компанейский характер. Главная цель пикника – это возможность познакомиться с коллегами в новой обстановке, отдохнуть от рабочей суеты и установить дружеские неформальные отношения. Кстати, чаще всего корпоративные выезды на природу организуются в компаниях, руководство которых ставит своей целью сблизить сотрудников, или в тех организациях . где уже сложился сплоченный дружеский коллектив.
Сценарий таких корпоративных праздников абсолютно демократичен, на природе все равны, и директор и секретарь. Однако при планировании выездов на природу, организаторам такого праздника, стоит очень тщательно проработать вопросы транспорта, питаний – и главное сценарий праздника, для того, что бы ваш пикник не превратился в банальную пьянку.

Тематические праздники.
Тематические праздники стоят несколько особняком в названном выше ряду. Организовываясь по знаменательному для компании поводу, эти праздники могут быть совершенно различными по форме. В зависимости от пожеланий участников. Новый год, Рождество, день рождения компании, профессиональный праздник медицинских работников или восьмое марта – вот типичные примеры тематических праздников, которые отмечают различные компании.
Тематические праздники организуются «для своих», а потому, обстановка проведения таких мероприятий достаточно демократична. Главным отличием тематического праздника от остальных корпоративных увеселений становится сам повод, по которому собрались сотрудники. Повод праздника (например – Новый год) должен соответствующим образом обыгрываться и в оформлении помещения и в сценарии вечеринки. Не сделав этого, вы превратите свои праздники в нескончаемые клонированные застолья под однообразную музыку на фоне традиционных салатов.
Итак – главное для тематического праздника – это интересный и подходящий именно вашей компании сценарий.
Как вы поняли корпоративные праздники могут быть совершенно разными, но все они требуют к себе внимания и специальной подготовки. И только тогда, когда организатор вложит в праздник частичку души, выдумку и профессионализм, ваш праздник может стать чем-то большим, чем совместное поедание банкетных блюд.
Хорошо подготовленный экспромт.
Или – без чего веселья не будет.
Давайте вкратце повторим, какие же именно компоненты необходимы для организации полноценного корпоративного праздника.
Бюджет
Сценарий
Организатор праздника
Место проведения
Организация питания
Организация развлечений
Транспорт
Приглашения для
участников
Оборудование

Как я уже писала ранее, удачный праздник может получиться тогда и только тогда, когда вы не поленитесь потратить время для его подготовки, и постараетесь предусмотреть выход из некоторых неприятных ситуаций. Перед вами несколько потенциальных опасностей, с которыми вы, в роли корпоративного Деда Мороза, непременно столкнетесь.

Быстренько собрались – и вперед!
Как ни соблазняет вас возможность быстренько собраться за полчаса до конца рабочего дня и побросать на стол в той же спешке купленные накануне продукты, а в качестве подарков использовать набор канцелярских товаров с фирменной символикой не стоит попадаться в ловушку «экспромта». Даже если ваш праздник будет проходить в офисе и ограничиться скромным фуршетом и поздравлением друг друга, подготовиться все же стоит. И в первую очередь необходимо назначить человека, который будет отвечать за подготовку мероприятия. Только в этом случае, вы сможете быть уверенными, что количество спиртного будет соответствовать приглашенным, а еду не придется раскладывать на бумажки, потому что никто не догадался купить одноразовую посуду. Что же касается подарков, то и здесь стоит подумать заранее. Например провести анонимный опрос сотрудников на какие подарки они рассчитывают и что в приделах указанной суммы хотели бы получить.

Веселие на Руси – есть питие…
Одна из основных опасностей, подстерегающих устроителя корпоративных праздников, состоит в том, что по старой российской традиции любой праздник через пару часов плавно превращается в пьянку. Конечно, для того чтобы коллектив "оттянулся" необходимо некоторое количество спиртного. Рассчитайте коллективную "дозу" и строго пресекайте попытки несознательных граждан сбегать за добавкой. И все же, корпоративные вечеринки имеют гораздо больше общего с детским утренником, - те же стихи, веселье и подарки. А потому необходимо заранее позаботиться о культурной программе. Замечательно если в вашем новогоднем капустнике примет участие и молодежь и кто-то из "патриархов" вашей компании. Вы можете использовать такой проверенный ход, как концерт, состоящий из переделанных известных шлягеров. Тем для переделки множество: и новогодние поздравления, и песни про конкретных сотрудников или отделы компании.

Праздновать вместе?
Часто бывает так, что коллектив компании состоит из неоднородных по своему составу подразделений. Если в вашей компании большой штат рядовых служащих или специфика вашей работы не позволяет прерывать производство, организуйте две различные вечеринки, с разной программой. Если же в вашей компании принято отмечать корпоративные праздники вместе, то организаторам стоит проследить за тем, что бы развлекательная программа и меню были равно приемлемы для всех участников. Глупо затевать танцы, если на одного кавалера приходиться с пол десятка разгоряченных дам - обид не миновать.

А сейчас товарищ Иванов расскажет нам об успехах транспортного отдела
Другая опасность, подстерегающая организатора корпоративной вечеринки, состоит в том, чтобы не увлечься "производственной" тематикой. Конечно, у вас на празднике будут и поздравления разным подразделениям вашей компании и награждение лучших сотрудников. Но не стоит превращать новогоднюю вечеринку в отчетно-перевыборное собрание по итогам года. Выступление руководства, вместе с награждениями и поздравлениями от отделов, не должны занимать больше 30 - 40 минут. Поверьте - голодные сотрудники, стоя вокруг стола, больше слушать все равно не в состоянии.

Мне не дорог твой подарок, дорога твоя любовь…
Конечно, подарок ценен не только сам по себе, но и как способ выражения внимания и признательности. И все же стоит подумать заранее и о самом предмете подарка. Не стоит дарить всякие безделушки вроде мягких игрушек. В сумочку они не поместятся, и их скорее всего забудут на столе. Обидно и вам, и человеку, жаль потраченное время. Если вы планируете дарить небольшие подарки, то лучше остановиться на полезных мелочах: недорогих настольных часах, декоративных календарях и ручках. Дамам подойдут маникюрные наборы, мужчинам - зажигалки и сигаретницы. Главное, чтобы ваш подарок принес пользу и был в радость.

Эх, дороги…
Если вы доставляете сотрудников на место празднования организованно, например большим автобусом, то стоит позаботиться и об обратном отбытии. Например, организовать доставку нагулявшихся гостей микроавтобусом до ближайшей станции метро. Если большинство ваших сотрудников «моторизированы», позаботьтесь, чтобы рядом с местом празднования была подходящая автостоянка.

Шеф - это лицо фирмы. И это лицо должно быть трезвым
Если ваша компания отличается хорошими отношениями в коллективе, то, скорее всего и праздники вы будете справлять вместе. Демократично. С народом. И здесь руководству компании и организаторам вечеринки необходимо быть начеку. Быть руководителем невозможно только по рабочим дням. Для своего коллектива - вы пример всегда и во всем. Танцевать директор должен с передовиком производства, а не с той симпатичной дамой, как бы вам этого ни хотелось. Тосты произносить придется за процветание компании и успехи отдельных подразделений, даже если до того, вы считали подобное занятие ниже своего достоинства. Так что, наверное, здесь стоит подготовиться заранее. Текст приветственной речи, кстати, можете поручить написать главному массовику-затейнику вашей компании.

Ели, пили, веселились. Подсчитали - прослезились
Новогодний вечер, как и любой праздник, рано или поздно походит к своему концу. И лучше, чтобы этот конец был запланирован вами. Никто не ожидает от участников корпоративной вечеринки, чтобы они досиживали до первых петухов. Гораздо правильнее заранее рассчитать время окончания вашего праздника и объявить всем участникам, с какого по какой час он состоится. Для того чтобы красиво завершить ваш празднике жизни, предложите например всем присутствующим спеть "отходную песню", что настроит их на веселый лад и напомнит, что пора и честь знать. Не стоит упускать также из виду и официальную "сдачу-приемку" помещений. Человек, ответственный в вашей компании за проведение мероприятия, должен после окончания праздника вместе с администрацией клуба или ресторана сдать помещение под роспись. Иначе есть очень серьезный риск получить счет на поломанную мебель и разбитые унитазы.
Как я уже писала в первой части Новогодних Советов неподготовленный праздник хуже... да не знаю, что может быть хуже неподготовленной вечеринки, разве что боевики Талибана и Аль-Кайды в гостях! Так что стоит проявить каплю смекалки и предусмотрительности - и лучший в году праздник запомниться вам надолго.

Врезка.
Вот вопросы, которые необходимо задать организаторам праздника или самому себе, если мероприятие поручено вам.
Памятку можно оформить в виде таблицы, записав вопросы в левой колонке, а ответы и примечания - в правой.
Общие вопросы.
Тема и форма мероприятия (презентация, банкет, пикник, новогодняя вечеринка
и т.д.)
Дата проведения
Место проведения
Количество гостей
Бюджет всего мероприятия (сколько выделено средств).
Кто отвечает за организацию мероприятия? Имена и телефоны ответственных лиц с стороны нанятых организаций (ресторана, агентства, транспортной компании и пр.)
Есть ли сценарий? (если нет, то кому поручено написать)
Написаны ли тексты (тезисы) выступлений? (Для бизнес - мероприятий).

Место проведения мероприятия.
Есть ли гардероб? Охраняется ли он?
Номера телефонов в месте проведения
Как будет оформлено место проведения праздника (цветочные композиции, украшения из воздушных шаров, новогодние композиции и пр.). Кто за это отвечает?
Есть ли на месте проведения туалет, освещение, вода, отопление, место для фуршета, кофе-брейка, обслуживающего персонала, мытья посуды, подогрева блюд и пр.
Есть ли на месте проведения место для подключения и установки оборудования бизнес - центра?
Есть ли на месте проведения рекреационная зона (место для активного отдыха, танцев и игр)?

Бизнес-центр.
Необходим ли бизнес-центр? Кто отвечает за его организацию?
Какое оборудование необходимо?
Проверить оборудование бизнес - центра (компьютеры, подключение к Интернету, факс, принтер, телефоны, мебель, трибуна, доска для записей, проектор с компьютером, экран, проекционный или плазменный телевизор, оборудование для синхронного перевода, акустика, микрофоны, осветительное оборудование).
Что уже есть в наличии?
Кто отвечает за аренду и доставку?

Питание.
Сколько средств выделяется на питание?
Кто отвечает за организацию питания? Имена и телефоны.
Планируется ли выездное или стационарное ресторанное обслуживание (кофе-брейк, фуршет, банкет)?
Разработка и утверждение меню.
Кто обслуживает кофе-брейк, фуршет и пр., сервирует стол, закупает продукты?
Для кофе-брейка, банкетов, фуршетов необходимо проверить наличие столов, стульев, посуды, скатертей, горячей воды, сахара, чая, кофе, закусок, минеральной воды, соков, алкогольных напитков – количество, наименования.

Развлечения.
Разработана ли развлекательная программа праздника? Кто за нее отвечает?
Проверить наличие музыкальных записей и аудио-видео оборудования.
Кто будет вести вечер? (ведущий)
Проверить наличие необходимого оборудования для организации развлечений (конкурсов, игр, танцев и пр.).
Будут ли призы?

Организационные вопросы.
Есть ли список приглашенных?
Проверены ли все должности, адреса, ФИО, телефоны?
Изготовлены ли приглашения? Если нет, то кто будет делать?
Отправлены ли приглашения и когда?
Подтвердили ли адресаты свою явку?
VIP-приглашенные? Предусматривается для них отдельные столы (обслуживание)?
Планируется ли регистрация гостей?
Необходимы ли бэйджи (именные таблички) для гостей и организаторов?
Место для регистрации, специальный сотрудник. Кто встречает гостей?
Как организована охрана мероприятия?
Как решен вопрос с транспортом? (заказ автобусов, места для парковки личного транспорта). Ответственное лицо.

Информационное освещение мероприятия.
Планируется ли раздача подарков, информационных материалов (программа, тексты выступлений, сувениры, рекламные проспекты и др.)
Степень готовности? Когда они будут раздаваться?
Будут ли размещены плакаты (афиши) на месте проведения (приветственные, рекламные)
Необходим ли общественный резонанс, освещение в СМИ?
Есть ли журналисты в общем списке приглашенных?
Планируется ли пресс-конференция или брифинг?

Кто отвечает за проведение? Есть ли пресс-релиз? Проекты итоговых документов?
Будут ли дополнительные объявления в СМИ?
Предусматривается ли видеосъемка, приглашение профессионального фотографа?