Организация праздников

Организация праздников

Хорошо организованный корпоративный праздник — прекрасный способ работы с персоналом, поэтому многие компании относятся к подготовке праздников с большой ответственностью. Сейчас, когда еще свежи впечатления от недавно прошедших новогодних торжеств, самое время задуматься над тем, как правильно планировать подобные мероприятия. Попробуем вынести уроки из допущенных ошибок и проанализировать, какие удачные находки помогут надолго сохранить положительный эффект от проведения праздника.

С чего обычно начинается подготовка к праздничному мероприятию? Прежде всего с формулировки целей. Очень важно ясно представить, какой именно результат своей работы вы хотите увидеть. По мнению Елены Якубовой, директора по развитию бизнеса PR-агентства «!Trancelite Promotion», вот одна из наиболее частых ошибок: «Многие не понимают, что нельзя отмечать юбилей компании при одновременном участии партнеров, клиентов и сотрудников». Форма проведения корпоративного праздника должна зависеть от того, какие PR-цели он преследует — внешние или внутренние.

Организация праздничной вечеринки, будь то Новый год, День рождения компании, Международный женский день, вывод на рынок нового продукта или новое назначение — отдельный проект с собственными целями и задачами. Как и при подборе персонала или видов корпоративного обучения, мы, прежде всего, должны решить — справимся с этим проектом своими силами или доверим его профессионалам. Опыт специалистов в данной сфере значительно превосходит наш, позволяя учитывать детали, на первый взгляд, несущественные. «Существуют тысячи проблем, которые могут возникнуть во время маленького мероприятия, — говорит Елена Якубова, — заказчики о них и не подозревают. Надо предугадать абсолютно все варианты развития событий». Многие провайдеры праздничных услуг утверждают, что секрет их бизнеса заключается именно в умении учесть все детали.

От того, насколько правильно подобраны музыка и свет, насколько динамична программа, как люди войдут в зал и как доедут до дома, зависит настроение не только одного вечера — все это помогает создать у сотрудников ощущение того, что они работают в лучшей компании на свете, а руководство их по-настоящему ценит. Даже небольшие просчеты могут сильно обидеть людей. «Когда праздник испорчен, — говорит Армен Григорян, директор компании «Funmakers», - нельзя выйти на сцену, попросить минутку внимания и сказать: я же говорил, что эта идея неудачна». Однако если вы уверены, что можете сами учесть все нюансы, то, разумеется, оплат услуг профессионалов будет бессмысленной тратой бюджета.
Существует множество форм проведения корпоративных праздников - это и шоу, и просто выступление музыкантов. Могут быть приглашены как звезды, известные широкой публике, так и люди, значимые именно для конкретной компании в силу каких-либо ее особенностей. Выступления звезд обычно сопровождаются банкетом или фуршетом. Место проведения праздника может варьировать от обычного ресторанного зала до загородного дворца или развлекательного комплекса с аквапарком.

Директора компаний, профессионально занимающихся организацией корпоративных праздников, дают два главных совета. Во-первых, придерживайтесь единой концепции; во-вторых, проверьте, насколько ваша идея, какой удачной она ни кажется, подходит именно для ваших сотрудников. «Однажды мы организовали корпоративную вечеринку в цирке, — рассказывает Армен Григорян. — Мороженое в стаканчиках, сладкая вата, сахарные петушки. По всему цирку звучала песенка «Облака, белокрылые лошадки». Мы пригласили диктора, много лет назад игравшего у Никулина — его лицо известно всем, кому сейчас за тридцать. Люди попали в детство. Но для молодых компаний эта идея была бы бессмысленна — они этого просто не помнят».
Атмосфера праздника должна соответствовать духу и традициям компании. По этой причине многие компании не хотят работать с внешними организациями, полагая, что последние не смогут понять и учесть все корпоративные особенности. Проблема состоит и в том, что в России рынок корпоративных праздников еще находится на стадии формирования. Когда-то мы по той же причине не доверяли кадровым агентствам — теперь же поняли, что залог успешного сотрудничества с ними — умение точно объяснить, какого именно сотрудника мы ищем. Ведь результат во многом зависит от умения и желания взаимодействовать с партнером.

«При взаимодействии с клиентами встречаются разные ситуации, — говорит Елена Якубова. — На первый взгляд, наиболее благоприятной кажется ситуация, когда исполнитель предлагает какой-то вариант, и заказчик с ним соглашается. Однако при таком варианте сотрудничества зачастую обнаруживается максимальное число подвохов. Агентство должно быть более чем профессиональным, чтобы провести удачное мероприятие, не имея полной информации о компании (возраст сотрудников, отношения внутри компании, особенности корпоративной культуры).
Нередко, особенно при первом заказе, клиент бывает недоволен большинством идей, которые предлагает профессионал. Но я бы не назвала такую ситуацию самой плохой.
Для компаний, занимающихся проведением корпоративных праздников, самый нелюбимый вариант — когда заказчик просит подсказать идею, которую планирует реализовать самостоятельно. Поскольку агентству в этом случае ничего не придется делать, обычно идет речь о сильном снижении цены. Но, приходя к врачу, мы не просим частично вылечить болезнь — нам необходим комплексный подход. Так и здесь - общее настроение и атмосфера творятся из множества мелких деталей. Если проект останется отчасти недоделанным, пусть и по вине заказчика, то, во-первых, виновато будет все равно агентство, а главное — праздник окажется испорченным».

К сожалению, сегодня российский рынок услуг по организации корпоративных праздников сложно назвать структурированным, однако можно выделить несколько групп провайдеров этих услуг. К первой группе относятся так называемые продюсерские центры, которые не берут на себя полную организацию праздника, а готовят только его программу. В этом случае частой проблемой является отсутствие общего сценария праздника. Вторая группа - специализированные агентства, которые выполняют как корпоративные, так и частные заказы, связанные со свадьбами, днями рождения и другими подобными событиями. Третья группа — ориентированные на корпоративных клиентов PR-агентства, которые, помимо прочего, занимаются и организацией корпоративных праздников.
Размер компании–провайдера не связан напрямую с качеством предоставляемых услуг. Однако организованные профессионалами праздники отличает одна особенность - менеджеры, ответственные за мероприятие со стороны компании, имеют возможность по-настоящему отдохнуть.
Корпоративные праздники — важная часть жизни компании, особенно сейчас, когда люди в России так много работают. Сегодня никого не удивишь ни медицинской страховкой, ни другими видами бонусов, а вот праздничные мероприятия побуждают людей быть более лояльными своей компании.
Не обязательно ждать Нового года, чтобы воспользоваться этим важным фактором мотивации. В России множество праздников, которые люди ценят и любят с самого детства - 23 февраля, 8 марта и многие другие. Каждая такая дата — это очередная возможность проявить к сотрудникам внимание, а придумать удачную идею праздника помогут провайдеры услуг по организации корпоративных мероприятий.

Бизнес тренинги
После того, как в компании принимается решение об организации коллективного выезда на природу, возникает законный вопрос: чего руководство хочет от организаторов таких групповых игрищ - обучения или развлечения? Нередко в ходе подготовки цели и задачи мероприятия забываются, а результат может получиться совсем не тот, на который рассчитывало руководство…
В прессе регулярно появляются сообщения о том, что та или иная компания провела своих сотрудников через командный экстремальный тренинг. Так для компании «Новый мир» это были состязания а-ля Russian trophy – три команды на специальных джипах-внедорожниках штурмовали отечественные колдобины под крики болельщиков, рядовых сотрудников компании. Для группы менеджеров из компании «Евромед» суровым испытанием на взаимовыручку и выносливость стал двухдневный «Армагеддон» на настоящем полигоне МЧС. А лучшие менеджеры ряда туристических фирм регулярно выезжают на Сейшелы или Мальдивы, где их ждет увлекательное приключение в стиле «острова сокровищ». Что и говорить, для многих компаний стало модно приурочивать командные игры и групповые экстремальные «развлечения», ко дню рождения фирмы или другой важной дате из жизни компании.
На первый взгляд, серьезной разницы в программе командного экстремально-игрового тренинга и организованного на природе корпоративного пейнтбола или рафтинга не наблюдается. А если разницы нет, то можно и не платить немалые деньги за командный тренинг компании-провайдеру или тренеру-консультанту. И поручить организацию подобного мероприятия PR-отделу или административной службе. Или все-таки разница есть? Давайте разберемся.
Каков бизнес - таковы и игры!
Начнем с того, что главная цель большинства корпоративных мероприятий – сплочение коллектива – может быть достигнута разными путями. И на каждом этапе развития компании задачи коллективных тусовок и командных игр отличаются. А значит, отличаться будут и методы командообразования. Ведь выездные тренинги и приключения – далеко не единственный способ достигнуть взаимопонимания между сотрудниками и повысить эффективность их совместной деятельности.
Когда бизнес только организуется, о командной работе вспоминают редко – в основном это совместное обсуждение насущных задач или мозговые штурмы, направленные на разработку новых идей. Экстремальность этого этапа состоит в решении вопроса «выплывем-потонем».
Когда компания достигла фазы стабильного развития, а из среды сотрудников выделилась группа единомышленников, ориентированных на достижение общей цели, командные игры и совместные выезды на природу выполняют функцию немонетарного поощрения за успехи в работе. Здесь более уместной будет игровая форма досуга, в которую можно включить и элементы экстрима.
На этапе расширения бизнеса, когда в компанию приходит много новых сотрудников, главной задачей является быстрое и эффективное построение работоспособной и сплоченной команды. Если же в компании наступил кризис роста, и сотрудники разных подразделений перестали друг друга понимать, им стоит напомнить о том, что у них есть общие цели, что все они – единый коллектив. А для реализации рискованных проектов или прорыва на новые рынки иногда просто необходима эмоциональная и физическая встряска сотрудников. Вот здесь вполне уместен выездной командный тренинг – достигнутое на нем эмоционально-волевое сплочение чаще всего органично перетекает в слаженную коллективную работу.
Следующий момент, на который менеджеру по персоналу стоит обратить внимание – это состав команд. Управленцы, менеджеры по продажам или программисты – три разные команды, с каждой из них нужно работать по собственному сценарию, учитывая специфику их деятельности и степень коллективной ответственности.
Менеджерам по продажам важнее получить навыки состязательности и здоровой конкуренции, руководителям – проявить лидерские и организаторские способности. А вот тем же программистам или другим представителям специфически-групповых или творчески-индивидуальных видов деятельности экстремальные игры могут только навредить. В любой организации есть люди, которым участие в совместных с коллегами играх и тренингах ничего не дает, а порой даже формирует стойкое негативное отношение к коллективной деятельности. Для них лучше организовывать не соревнования, а совместный досуг и возможность пообщаться в непринужденной и неформальной обстановке. Выезд в пансионат и легкую развлекательную программу за счет компании такие сотрудники оценят выше, чем вынужденное участие в командных испытаниях, после которых человек может даже принять решение об увольнении.
Корпоративная тусовка или «казаки-разбойники»?
Для того, чтобы понять, что мы организуем в настоящий момент – веселую тусовку с играми на свежем воздухе или обучающий процесс «с погружением», нужно определиться с целями этого самого выездного мероприятия.
Одно дело – дать людям, работающим в компании, возможность за счет этой самой компании весело и активно «оторваться и порезвиться», размять мышцы, уставшие от сидячей работы. Еще в советские времена, был придуман специальный «день здоровья», чтобы коллеги могли совместно провести время в играх на свежем воздухе. Шашлыки, песни под гитару, анекдоты, купание, волейбол, другие, более современные спортивные состязания – это все приятный отдых. Правда, его результат неоднозначен: «в плюсе» – довольные и отдохнувшие сотрудники, «в минусе» - неизбежная волна слухов о подробностях чьей-то личной жизни или грядущих преобразованиях внутри фирмы.
Приключения с элементами экстрима – это «Веревочный Курс», «Казаки-Разбойники», «Последний Герой», «Остров Сокровищ» и другие полевые и ролевые игры. А к экстремальным видам активного отдыха принято относить ралли, освоение альпинистских маршрутов, сплав по бурной речке и другие спортивные состязания, сопряженные с риском и повышающие уровень адреналина в крови. Здесь обучение таким навыкам, как езда по бездорожью, работа в связке или гребля на рафте обязательно должен проводить инструктор.
Но физические испытания без соответствующего психологического сопровождения не всегда приводят к эффективной командной работе в будущем и рискуют остаться просто интересным досугом.
Несколько иная задача – вывезти людей на природу или полигон, с целью сплотить сотрудников. Недаром этот процесс принято обозначать термином team building - построение команды. Здесь, как при сооружении дома, действуют свои механизмы, у этого процесса есть архитекторы, прорисовывающие конечный результат, и строители, реализующие поставленную перед ними задачу. Роль «архитектора», а также «прораба» берет на себя тренер-консультант, внутренний или приглашенный. Он в обязательном порядке проводит диагностику организации и согласовывает программу тренинга с руководством компании. «Строители» – группа ассистентов-инструкторов, имеющих как минимум психологическую, а в идеале еще медицинскую и спортивную подготовку. На их ответственности – организация маршрутов, оборудование, реализация сценария игры, подстраховка участников и при необходимости – оказание им первой помощи.
Менеджер по персоналу должен учитывать, что экстремальные тренинги, ориентированные на командообразование, проводят участников как через физические, так и через эмоциональные испытания. И потому им должна предшествовать определенная подготовка, которую проводит тренер.
Подведем итог. Кадровой службе вполне по силам устроить сотрудникам «веселые выходные», после которых все участники останутся довольны приключениями на свежем воздухе. Но если в совместном покорении горного склона или увлекательных поисках сокровищ руководитель видит ключ к формированию сплоченного коллектива, то лучше поручить организацию тренинга команде профессионалов. И тогда ваши сотрудники смогут совместить приятное с полезным – адреналиновый заряд с обучением навыкам совместной и эффективной работы с коллегами.
Ваши сотрудники обучаются, если: Ваши сотрудники активно отдыхают, если:
есть объективные предпосылки к тренингу: кризис взаимодействия, приток новых сотрудников, старт трудного проекта ... есть дата, к которой можно приурочить корпоративный выезд на природу и активную программу развлечений
участие сотрудников обязательно участие сотрудников добровольное
в ходе игр у участников есть возможность обсуждать свои ошибки и предлагать новые варианты действий в ходе игр происходит спонтанное взаимодействие
процессом руководит тренер процессом руководит инструктор или лидер
лидеры меняются – все сотрудники могут побыть в роли лидеров лидеры определяются стихийно и захватывают власть на весь период игры
присутствует осознание эффекта синергии возникает эффект синергии
вскрываются и разрешаются конфликтные ситуации группа избегает конфликтов
после игры проводится анализ успехов и неудач, дается обратная связь, делаются выводы, пишется отчет после игры формируется информационный стенд-отчет с фотографиями
по окончании тренинга сотрудники сразу едут домой по окончании игр устраивается фуршет, фейерверк, танцы

Точка зрения
Валерий Дудкин, тренер, психолог, со-ведущий экстремальных тренингов «Последний герой» и «Армагеддон»:
- Чаще всего, сотрудники, в приказном порядке отправленные на тренинг, не понимают, зачем, ради чего им предстоит пережить два дня приключений. И тогда тренер предлагает им выполнить упражнение на взаимодействие, которое наглядно демонстрирует участникам тренинга наличие проблем. После этого, сопротивление в группе снижается. Когда в процессе мероприятия происходит управляемый сброс негативных эмоций, участники получают возможность выйти из состояния конфликта с коллегами. Наконец, когда в ходе экстремальных состязаний, начинает срабатывать синергетический эффект, каждый участник получает от этого мощный заряд позитивной энергии - и это тоже требует осознания. Тренер во всем этом принимает активное участие фасилитатора, направляет процесс научения в нужное команде русло. Если же эти моменты опустить и оставить только веселую беготню по лесу в поисках сокровищ или азартные состязания за приз, то скрытая сторона взаимодействия и законы построения команды останутся для участников тайной. Но это вовсе не снижает ценности экстремальных приключений, ведь все дело в первоначальной задаче - развлечь или сплотить, насытить людей позитивными эмоциями или увлечь совместным достижением бизнес-результатов.