Управленческий учет

Управленческий учет

Хотя сегодня на рынке предлагается множество различных автоматизированных систем управления, некоторые компании предпочитают внедрять собственные программные решения. Рассмотрим опыт конкретной компании по разработке управленческой программы на базе Microsoft Access: особенности ее работы, стоимость внедрения и мнения практиков.

Причины самостоятельного внедрения системы

В 2000 году в компании «Мир Финансовых Программ» работали 45 человек, которые реализовывали до 20 сделок в месяц и проводили в среднем 40 платежных документов в день. Генеральному директору сложно было уследить за таким объемом информации, поэтому встал вопрос получения данных о работе компании в оперативном режиме. Существовавшие на тот момент отечественные системы учета и обработки управленческих данных не устраивали менеджмент компании, поскольку были предназначены прежде всего для ведения бухгалтерского учета и не позволяли вводить данные по факту совершения операции до их отражения в бухгалтерском учете и получения соответствующих документов. Генеральному директору требовалась также информация о текущей ситуации с товарными и денежными потоками фирмы в понятной и краткой форме. От использования западных систем, которые могли бы решить эту проблему, руководство компании отказалось из-за их высокой стоимости и неопределенного срока внедрения. Поэтому было решено разрабатывать программу самостоятельно на основе стандартного офисного приложения Microsoft Access. Такой выбор был обусловлен тем, что программа Access проста для понимания, в нее легко вводить данные, а также возможна ее настройка в соответствии с требованиями бизнеса.

Особенности работы системы

Разработка системы длится уже четыре года. Руководит проектом заместитель генерального директора при взаимодействии с генеральным директором, финансовым директором, бухгалтером и другими специалистами. При необходимости к работе привлекается сторонний программист.

Первая версия программы обладала минимумом функций, но тем не менее в доступном виде отражала деятельность компании. В течение последующих трех лет функции программы значительно расширились. Сегодня система позволяет осуществлять:

учет движения денежных средств;
учет движения товаров и услуг, партионный учет;
калькуляцию себестоимости;
мультивалютный учет;
планирование, реализацию и контроль бартерных и спекулятивных торговых операций;
учет постоянных затрат;
учет договоров и контроль их исполнения;
учет расчетов (в том числе и внутри группы компаний) как в товарном, так и в денежном выражении.
Программа не делится на модули как многие учетные системы. Это обусловлено тем, что главным пользователем системы является один человек — руководитель организации. Есть и другие особенности, которые мы рассмотрим ниже более подробно.

Справка

ЗАО «Мир Финансовых Программ» — консалтинговая компания, основанная в 1997 году. Первоначально основным видом деятельности компании было предоставление консалтинговых, правовых и маркетинговых услуг предприятиям военно-промышленного комплекса (Нововятский металлургический завод, Котовский завод пластмасс и др.) в части организации поставок сырья и оборудования, давальческих схем, а также налаживания сбыта продукции. В данный момент компания перепрофилируется в область консалтинга по оптимизации производственных процессов, сбыта, учета в производстве и торговле.

Поддержка работы группы компаний

Главной особенностью системы является поддержка работы структуры, состоящей из нескольких юридических лиц. При этом различаются организации, входящие в группу компаний, и организации, являющиеся контрагентами по отношению к группе компаний. Программа полностью обеспечивает «зеркальность» данных, являющихся общими для группы компаний: если в одной из организаций группы производится отпуск товаров или платеж в адрес другой организации группы, программа автоматически формирует соответствующие приходные записи. Тот же принцип действует и при удалении платежей и документов.

Учет и планирование «от сделки»

Поскольку на момент разработки программы основной деятельностью компании были торговля и организация давальческих схем, ключевым бизнес-процессом, на основе которого ведутся учет и планирование, является сделка. Под сделкой в организации понимают совокупность договорных отношений и операций, связанных с приобретением, транспортировкой, хранением, изготовлением и реализацией товаров. Каждая сделка планируется по номенклатуре товара, срокам, исполнителям, типам оплаты, контрагентам, суммам и финансовым показателям. В процессе ввода в программу фактических данных определяется соответствие тех или иных операций запланированным сделкам. Система автоматически сопоставляет плановые и фактические обязательства (как в товарной, так и в денежной форме) различных организаций, участвующих в реализации сделки, даже если она осуществляется в несколько этапов. На основе этих данных руководитель компании может принимать решения о продолжении, прекращении или изменении сделки.

Отказ от классического бюджетирования

При разработке модели программы менеджеры отказались от методологии классического бюджетирования. В компании составляется ежемесячный бюджет постоянных расходов (на аренду, заработную плату, канцелярские товары и иные ежемесячные платежи), а бюджеты сделок формируются отдельно. Анализ исполнения сделок и произведенных постоянных расходов также ведется отдельно в рамках таблицы руководителя (речь о ней пойдет ниже). Формирование стандартных отчетных форм не предусмотрено, поэтому при необходимости отчеты составляются с помощью бухгалтерской программы «1С».

Личное мнение

Андрей Потапов, заместитель генерального директора ЗАО «Мир Финансовых Программ»

Классическое бюджетирование подразумевает стабильные параметры контрактов и показатели прибыли, жесткое планирование. Небольшой и средний бизнес не может обеспечить такой стабильности, он должен быть максимально гибким. Нельзя же переделывать бюджет всякий раз, когда срывается или, наоборот, появляется та или иная сделка. Я не видел еще ни одной полноценной программы, которая бы позволяла соотносить текущее освоение средств с ходом реализации сделок или проектов. Наша система это делать позволяет.

Двойное ведение учета

Разработанная программа никак не связана с системой бухгалтерского учета. Данные управленческого учета вносят финансовый директор, два его помощника и заместитель генерального директора. Исключение составляет планирование сделок — им занимаются и рядовые менеджеры. За внесение бухгалтерских данных по группе компаний отвечают два бухгалтера. Двойной ввод данных сами сотрудники не считают недостатком. Раздельное ведение бухгалтерского и управленческого учета позволяет контролировать правильность этих процессов, а также оперативно искать пути оптимизации тех или иных хозяйственных операций.

Партионный учет

В соответствии с требованиями бизнеса программа поддерживает партионный учет (история и затраты на каждую партию товара). Распределение затрат на себестоимость товара в партии (в том числе если партия включает различные товары) возможно несколькими способами:

разовое списание на остаток по текущей дате: в рамках этой операции расходы (например, транспортные) относятся на определенный тип товара (товаров) вручную;
списание за период производится пропорционально фактическому наличию товара на складе на каждый рабочий день периода (так распределяются, например, складские расходы);
списание на реализацию партии.
На основе данных о списании расходов и перемещении партии можно рассчитать как усредненную себестоимость партии, так и динамику себестоимости ее частей. Это необходимо для того, чтобы своевременно отслеживать текущую себестоимость и назначать корректную цену на товар в любое время.

Таблица руководителя

Основным управленческим инструментом разработанной программы является таблица руководителя, в которой агрегируется вся информация. Таблица позволяет оперативно анализировать:

состояние денежных средств компании (на счетах, в движении, ожидаемых от контрагентов);
отношения с контрагентами (компаниями, налоговыми и фискальными организациями, сотрудниками);
стоимость товарных остатков (имеющихся, в пути, ожидаемых от контрагентов);
сумму постоянных затрат за период (фактическую и плановую);
планируемые доходы и затраты по сделкам (как прямые, так и косвенные) и планируемое движение товаров и денежных средств в зависимости от этапа реализации сделки;
итоговый баланс на текущий момент и с учетом планов на период.
Каждый параметр можно рассмотреть как в агрегированной форме (в виде суммы), так и разложить его на составляющие (контрагенты, номенклатура и т. д.). Сейчас разработчики занимаются тем, что добавляют в систему инструменты анализа данных. Тем не менее она и так служит наглядной основой для принятия решений.

Личный опыт

Александр Билецкий, генеральный директор ЗАО «Мир Финансовых Программ»

Самое главное, что дает таблица руководителя, — оперативность в управлении денежными средствами и товарами. Временной разрыв между операциями покупки и продажи товаров должен быть минимален, поэтому информация о состоянии баланса денежных средств компании становится исключительно важной. С помощью системы я в любой момент могу посмотреть, есть ли свободные деньги, как они используются, и принять решение об их перераспределении в нужном направлении. Наличие же информации о движении товаров позволяет управлять торговыми операциями: если менеджер знает, что, например, партия электроплит закуплена и находится в пути, он может начать их продавать, не дожидаясь прибытия на склад. В результате, когда эти плиты доедут до Москвы, нам не нужно будет нести складские расходы, так как партия уже найдет покупателя.

Затраты на систему

Разработка и поддержка программы обошлась компании примерно в 100 тыс. долл. США. Но сотрудники компании считают, что эти расходы нельзя сравнивать с расходами на внедрение типовых автоматизированных систем, ведь на внедрение таких систем требуется время, а отдачу от собственной разработки компания начинает получать практически сразу. Кроме того, компания рассчитывает, что вложенные средства удастся вернуть путем поставки системы своим партнерам, так как многие из них проявляют интерес к этому программному продукту.

Мнения специалистов

Мы попросили высказать мнения об описанной системе экспертов — консультантов и финансового директора компании, в которой также используется система, разработанная собственными силами.

Юрий Кузьмин, генеральный директор ЗАО «Маркетинг Плюс» (Москва)

Система для ЗАО «Мир Финансовых Программ» разрабатывалась под определенный вид компании, основной бизнес-элемент которой — сделка. Сделка — это фактически маленький проект со своим бюджетом, сроками, ответственностью. Поэтому система близка к проектному учету.

Функции, заложенные в систему, можно реализовать на основе различных программ, даже бухгалтерской системы, если в ней предусмотрен порядок отражения типовых хозяйственных операций (набор проводок, отражающих один или несколько связанных фактов хозяйственной деятельности). С вводом планов в системы автоматизации бухгалтерского учета также нет проблем. Правда, плановая сделка может вызывать движение на забалансовых счетах условных обязательств. Затем делаются проводки на «авансовые», «денежные» и «вещественные» счета. Другой вопрос, насколько удобно осуществлять планирование в бухгалтерской системе.

Вместе с тем данная система не позволяет получить общую картину бизнеса. Руководителю, на мой взгляд, проще было бы научиться читать баланс и бюджет доходов и расходов, чем домысливать состояние компании на основании «кусочной» отчетности. Раздельные управленческий и бухгалтерский учет иногда действительно оправданны, но необходимо иметь возможность их оперативно сопоставлять, а значит, нужны инструменты импорта, экспорта, сопоставления.

Илья Ломейко, директор по развитию бизнеса компании MCTlab (Москва)

Когда у руководителя возникнет потребность в дополнительной информации, придется расширять и дорабатывать функции системы. В тиражных решениях это не проблема, поскольку большинство разработчиков выпускают дополнительные модули программ, которые совмещаются одним щелчком мыши. В описываемом случае, скорее всего, придется тратить много сил на постоянную доработку программы под типовые потребности, поэтому мы часто рекомендуем использовать типовое программное обеспечение. Собственное программное обеспечение имеет смысл устанавливать, только когда бизнес компании абсолютно уникален.

Наталья Яхнова, финансовый директор ЗАО «Инмарко» (Новосибирск)

На первый взгляд, описанная система кажется усеченной. Однако для предприятий малого бизнеса системы подобного рода являются приемлемыми, поскольку отражают их взгляд на модель управления бизнесом.

Насколько я понимаю, компания не предполагает расширять масштабы своей деятельности. Это означает, что если сегодня менеджеров устраивает объем и качество предоставляемой информации, то в будущем существенных изменений в систему вноситься не должно.

В целом наличие уникального программного обеспечения позволяет получить дополнительное конкурентное преимущество, так как дает возможность более эффективно управлять ресурсами компании.